Politique de confidentialité

Declaration Cnil numéro:1252393 Charte des données personnelles NEGOCIATIS NEGOCIATIS est spécialisée dans la formation et le conseil opérationnel en développement commercial en France. A ce titre, elle collecte et traite de nombreuses données à caractère personnel pour son compte et celui de ses clients et partenaires commerciaux. NEGOCIATIS est fortement engagée dans la démarche de conformité de ses systèmes et de ses pratiques aux dispositions du Règlement Européen de Protection de Données. La présente charte de données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par NEGOCIATIS afin de respecter le règlement et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées. Elle précise également le cadre général des traitements de données à caractère personnel réalisés au sein du NEGOCIATIS et, en ce sens, a pour objectif de fournir aux personnes concernées les informations nécessaires au parfait respect de la règlementation en vigueur.

1. Comment les données sont-elles collectées ?

NEGOCIATIS collecte, au travers de ses activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.

1.1. Le fondement légal de la collecte

La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles, autrement les justifications légitimes d’une collecte de données. Ces bases légales sont explicitées et/ou rappelées dans le cadre des collectes réalisées par NEGOCIATIS. A ce titre, NEGOCIATIS est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :

• Le consentement de la personne concernée ; N.B. : en France, la CNIL reconnaît deux exceptions au consentement préalable en matière de prospection électronique détaillées dans une fiche sur la prospection électronique datant d’octobre 2016 :
  • Dans les rapports entre professionnels, le consentement préalable de la personne concernée n’est pas requis pour des sollicitations commerciales envoyées sur l’adresse électronique professionnelle dès que ces sollicitations sont en rapport avec la profession de la personne en question. Cette tolérance est appelée « exception BtoB ». Les activités du NEGOCIATIS étant principalement mises en œuvre entre professionnels, les collectes sont réalisées souvent mais pas toujours après une information préalable.
  • Le consentement préalable n’est pas non plus requis pour toute sollicitation envoyée à une personne concernée pour des services/produits analogues à ceux que cette personne aurait déjà acquis auprès du même organisme.
• Une obligation légale rendant le traitement obligatoire. N.B. : Le contexte règlementaire d’une activité peut rendre obligatoire certains traitements et transfert de données : par ex. pour la facturation des produits ou services, les activités de formation (feuille de présence), etc …

1.2. Les modes de collecte :

1.2.1. La collecte par le biais de formulaires

L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services ou de certains produits impliquent le recueil de données personnelles concernant le prospect client ou utilisateur. Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant. Ces formulaires précisent systématiquement :

• Le nom du responsable de traitement,
• Les finalités associées à la collecte réalisée,
• Si la collecte est rendue nécessaire par la souscription du service concerné ou par l’achat du produit envisagé,
• Les éventuelles autres exploitations envisagées et la base légale de la collecte réalisée
• Un renvoi aux pages pertinentes de la présente charte sur les modalités d’exercice des droits par les personnes physiques, les coordonnées du DPO, les règles concernant la durée de conservation des données, les modalités de réclamation auprès de l’autorité de contrôle, etc…

1.2.2. La collecte par le biais des cookies

Le terme « cookies » est à prendre au sens large : l’ensemble des traceurs déposés et / ou lus, par exemple, lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile. Les cookies basés sur un fichier pouvant être stocké sur l’ordinateur de l’utilisateur lors de sa navigation ont notamment pour but de simplifier la navigation sur les sites (authentification automatique, personnalisation de certaines informations …) ou de personnaliser la publicité apparaissant lors de la navigation des utilisateurs. Certains cookies sont déposés par NEGOCIATIS directement lors de la navigation sur l’un de ses sites. L’utilisateur du site peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ces cookies en paramétrant son navigateur étant précisé que de tels paramétrages sont susceptibles de modifier les conditions d’accès aux produits, contenus et services nécessitant l’utilisation de cookies.

1.2.3. La collecte par téléphone

NEGOCIATIS réalise certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles. Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

1.2.4. Collecte indirecte

NEGOCIATIS peut obtenir des données à caractère personnel auprès de tiers (voir le chapitre 5). Dans une telle hypothèse, NEGOCIATIS :

• Etablit un contrat avec ce tiers conformément aux dispositions du Règlement ;
• Avise les personnes du transfert de leurs données vers NEGOCIATIS dans les conditions définies par le règlement ;
• Indique dans ses fichiers la source des données afin d’en assurer la traçabilité ;
• Informe les personnes concernées des modalités d’exercice de leurs droits.

2. Quels types d’informations sont recueillis ?

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier. En conformité avec la législation en vigueur, NEGOCIATIS a adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits. Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes : Principalement :

• Votre nom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale,
• Votre fonction,
• Vos numéros de téléphone et de télécopie,
• Le cas échéant pour certains produits et services :
• Les équipements informatiques utilisés lors de la navigation, des informations touchant à votre parcours professionnel (CV, formation professionnelle, distinctions, etc.), vos données de localisation, vos données de connexion et de navigation (adresses IP, logs) etc….

3. A quoi servent les données recueillies ?

3.1. Utilisation des données collectées

NEGOCIATIS peut utiliser les données à caractère personnel dont il est en possession afin de :

• Envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses produits ou services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ;
• Transmettre des informations sur les produits et les offres de tiers – clients ou partenaires commerciaux du NEGOCIATIS – en relation avec la fonction et/ou au regard d’un intérêt identifié par rapport à l’activité de la personne concernée ou celle de l’organisation à laquelle elle appartient ;
• Editer des annuaires payants de professionnels et de décideurs afin de leur proposer des produits et des offres en relation avec leurs fonctions et/ou au regard d’un intérêt identifié par rapport à l’activité de la personne concernée ou celle de l’organisation à laquelle elle appartient.
• Ces données à caractère personnel seront utilisées par NEGOCIATIS dans le cadre de ses activités relevant de la promotion de ses propres produits et services comme de la prospection pour le compte de tiers. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

3.2. Modalités d’envoi d’information

Selon les coordonnées qui auront été collectées, NEGOCIATIS et ses partenaires pourront transmettre des informations par les moyens suivants :

• Message texte envoyé à une personne (SMS ou MMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
• Message via les réseaux sociaux ;
• Téléphone ;
• Courrier postal ;
• Bannière promotionnelle web ;
• Moteur de recherche sur internet.

3.3. Objectifs de la collecte

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée par NEGOCIATIS et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers. NEGOCIATIS est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment pour les objectifs suivants :

• Afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la livraison et la facturation des services/produits fournis par NEGOCIATIS (y compris le traitement de toutes recherches ou demandes d’informations nous concernant ou portant sur ses produits ou services) Ex. : traitement des commandes ou d’une inscription
• Afin d’être en mesure d’exécuter les obligations qui lui incombent aux termes de tout contrat le liant à la personne concernée et dans le cadre de la gestion de ce type de contrat : Ex. : gestion des identifiants d’accès utilisateurs à un logiciel, badges d’accès à un salon etc.
• Aux fins de respecter les obligations légales lui incombant ; Ex. : gestion de la participation à une session de formation : tenue d’une feuille de présence
• Aux fins du suivi, de l’examen critique et de l’amélioration de son offre de produits et de services ;
• Aux fins d’analyse de données de connexion et de navigation dans le but d’en déduire un comportement de navigation et/ou d’adapter les contenus proposés en fonction des affinités constatées ;
• Afin de tenir des dossiers à usage administratif interne (réclamations clients, fidélisation etc…) ;
• À des fins de prospection commerciale pour son compte ou celles de ses partenaires commerciaux et annonceurs, dans les conditions définies ci-après dans la section ci-dessus « Utilisation des données collectées »
• Aux fins de participation à des concours, loteries ou à des promotions.

4. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases du Groupe Digital, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

4.1. le Stockage des données à caractère personnel

NEGOCIATIS prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble du Groupe.

4.2. La durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.

• NEGOCIATIS conserve certains documents obligatoires (factures etc…) pour la durée légale de conservation. La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble du NEGOCIATIS pour une durée de 6 ans.
• Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte :
• Les cookies expirent treize mois après leur dernière mise à jour.
• Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 3 ans sans réponse à aucune sollicitation.
• Les CV des candidats sont conservés pendant une durée de 2 ans.
• La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale ou les données présentes dans les annuaires sont conservées pour la durée de mandats des personnes concernées.

5. Qui sont les tiers ayant accès aux données personnelles collectées ?

5.1. Chez Negociatis

NEGOCIATIS est composé de plusieurs sociétés situées en Union Européenne ou non et susceptibles de se voir communiquer des données personnelles provenant d’une autre filiale du groupe, dans le cadre de son organisation fonctionnelle.

5.2. En dehors de Negociatis

NEGOCIATIS est susceptible de transférer les données à caractère personnel qu’il collecte à différents tiers comme par exemple :

• Des clients / partenaires ayant souscrit un service pouvant impliquer le recueil de données personnelles des utilisateurs notamment dans le cadre d’une demande de mise en relation ou dans le cadre de la constitution d’un fichier de prospection ;
• Des prestataires, sous-traitants et fournisseurs afin de réaliser des prestations pour son compte (par exemple : prestations techniques, services de paiement, vérification d’identité, fournisseurs de solutions analytiques, tchat, prestations) ;
• D’autres entreprises, des organismes financiers ou des organismes/services chargés de faire respecter les lois aux fins de la prévention ou de la détection de fraudes, lorsque cette divulgation est nécessaire pour préserver les droits du NEGOCIATIS ;
• Dans les cas où la loi le prévoit ou sur demande formelle d’une autorité (notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire), des organismes publics, parapublics ou privés dans le cadre d’une mission de service public ;
• En cas de fusion, d’acquisition, de dissolution ou de vente de tout ou partie de ses actifs. Les personnes concernées seront informées par email et/ou par un message bien en évidence sur le ou les sites web du Groupe de tout changement de propriété ou concernant les utilisations de données à caractère personnel et des choix dont elles disposeront.

5.3. Les modalités de travail avec les tiers

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : une prestation de sous-traitance, prestations réalisées pour un client), NEGOCIATIS applique les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert. NEGOCIATIS veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre NEGOCIATIS et le tiers concerné garantissent que ce dernier : N’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte, Et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.

6. A qui s’adresser pour avoir des informations ?

NEGOCIATIS a adapté son organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.

6.1 l’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l’exercice de vos droits doit être envoyée à l’adresse cnil@negociatis.com. Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de deux mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.

6.2 l’exercice du droit à l’oubli

Toute demande concernant une donnée personnelle figurant dans un article issu d’un magazine édité par NEGOCIATIS doit être envoyée à l’adresse suivante : droitoublimedia@negociatis.com Cette demande doit indiquer les motifs de la requête. Une fois la suppression de données traitée, toute demande de déréférencement d’un article dans un moteur de recherche doit être adressée directement auprès dudit moteur de recherche par la personne concernée.

6.3 la portabilité des données

Toute demande liée à la portabilité des données doit être envoyée au DPO du NEGOCIATIS qui vous répondra sur la faisabilité d’une telle demande.

6.4 La désignation d’un Data Protection Officer (DPO) et le recours à l’autorité de contrôle

Afin de compléter ce dispositif, NEGOCIATIS a nommé un Data Protection Officer qui est joignable à l’adresse suivante : dpo@negociatis.com pour toute question ou difficulté touchant aux traitements de données personnelles. Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).

7. Les données sont-elles transférées hors UE ?

Si NEGOCIATIS communique les Données à caractère Personnel à une Société du NEGOCIATIS ou à un tiers implanté en dehors de l’Union Européenne, des mesures sont prises visant à s’assurer que les dites données bénéficieront du même niveau de protection que celui imposé par l’Union Européenne en matière de protection des données. A ce titre, NEGOCIATIS s’assurera que le traitement soit effectué conformément à la présente charte et qu’il soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

8. Existe-t-il des modalités spécifiques de traitement ?

NEGOCIATIS est susceptible de combiner des informations concernant des entreprises avec des informations confiées par les personnes physiques dans les conditions et pour les finalités définies dans la présente charte. Les méthodes de profilage utilisées au sein du NEGOCIATIS consistent à réaliser des croisements manuels ou automatisés, entre des fichiers d’entreprises et nos bases de données de contacts du NEGOCIATIS (nom, fonction, adresse électronique …), à partir de critères objectifs (taille, secteur, équipements informatiques…etc).

9. Recrutement

Dans le cadre de sa politique de recrutement, NEGOCIATIS recueille et stocke des données personnelles portant sur des candidats potentiels. NEGOCIATIS recueille les informations nécessaires à la recherche des profils les plus adaptées aux postes à pourvoir dans le respect de la loi ainsi que des droits et libertés des personnes. Negociatis s’interdit de transmettre à un tiers, le CV avec les coordonnées d’une personne, sans son accord. Les candidats qui souhaitent modifier ou supprimer leurs données personnelles de nos bases peuvent à tout moment adresser un mail à recrutement@negociatis.com en indiquant en objet « données personnelles ». Le candidat doit s’assurer de l’accord des personnes données en référence pour être contactées par Negociatis.

10. Comment serez-vous informé des mises à jour de cette charte ?

NEGOCIATIS peut être amené à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour. Les mises à jour les plus importantes pourront faire l’objet d’un avis sur le site web institutionnel du NEGOCIATIS (www.NEGOCIATIS .com) au plus tard au moment de l’entrée en vigueur desdites modifications.