Il est capital pour une entreprise de pouvoir offrir un accueil des plus professionnels à ses visiteurs clients, fournisseurs, prestataires ou autres. Si chaque entreprise possède sa propre organisation, ses propres caractéristiques, ses différences d’usages, elle doit toujours proposer un accueil  irréprochable

Organisation de l’accueil physique en entreprise pourquoi et comment.

Il est capital pour une entreprise de pouvoir offrir un accueil des plus professionnels à ses visiteurs clients, fournisseurs, prestataires ou autres. Si chaque entreprise possède sa propre organisation, ses propres caractéristiques, ses différences d’usages, elle doit toujours proposer un accueil  irréprochable. Pour cela les services d’accueil physique doivent :

Garantir la qualité et le bon entretien des lieux et des matériels suivants :

Dispositif d’identification : A l'extérieur de l'Entreprise, des panneaux, flèches et autres signaux destinés à faciliter l'accès aux points d'accueil de l'Entreprise. A l'intérieur des immeubles, ensemble des panneaux permettant de s'orienter et de se diriger.  

Dispositif de sécurité : des caméras de surveillance, alarme, gardiens etc. Afin de protéger l’entreprise, le personnel et même les visiteurs de tout danger.

Salle d’accueil ou Réception : Aménagement du ou des postes de travail des agents d’accueil et de réception des visiteurs.

Badge Etiquette imprimée, nominative ou non, dont la mention ou la couleur doit permettre de repérer les personnes extérieures présentes dans les locaux de l'Entreprise à tout moment. Permet également de distinguer le personnel des étrangers.

Salles d’attente (bureau, guichet, etc.)

Différentes de la salle de réception des appels téléphoniques, bien aérée, agréable et d’accès facile. Loin du secrétariat afin de préserver les documents et les informations à caractère secret.

Connaître l’étendu leurs missions :

-      Bien connaître l’entreprise et les habitués (personnel et visiteurs)

-      Identifier et distinguer les clients ou futurs clients des autres

-      Etre à l’écoute du client et de ses attentes

-      Surveiller les attentes des clients pour pouvoir améliorer les services

-      Etre informé des outils techniques utilisés par le client ou ceux dont il a besoin

-      Fournir les informations justes, être patient

-      éviter au client les aller et retour incessants, lassants

-      Différencier les messages apparents et les messages réels

-      Posséder une grande qualité de communication

-      Savoir gérer les situations délicates 

Que le poste accueil en entreprise soit  externaliser à un prestataire ou organiser en interne à  l’entreprise, il est nécessaire de Contrôler de manière systématique la qualité des prestations en  ,par exemple ,orchestrant de fausses visites avec des acteurs ou des professionnels de la communication  afin de tester les capacités et la maîtrise des agents d’accueils. En fonction des constatations ou la demande du client, des sessions de formations spécifiques seront régulièrement programmées pour maintenir une prestation de qualité.