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Une gestion comptable efficace de l’entreprise : pourquoi et comment ?

by La Rédaction last modified 2009-05-24 21:29

La comptabilité d’une entreprise est le reflet de sa vie, chaque euro entrant et sortant de ses caisses trouve sa trace dans une comptabilité organisée. Un soin très particulier doit être accordé à sa tenue, de la saisie des pièces de la gestion commerciale et des achats à l’enregistrement des encaissements, mais aussi à la tenue de la paie, afin d’accorder toute fiabilité aux documents à destination des services des impôts et des organismes sociaux. En fonction des besoins de l’entreprise, les solutions ne sont pas les mêmes. Entre traitement interne et externe, quelle solution s’adaptera le mieux à la comptabilité de l’entreprise ?

En fonction des besoins de l’entreprise, les solutions ne sont pas les mêmes. Entre traitement interne et externe, quelle solution s’adaptera le mieux à la comptabilité de l’entreprise ?

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Une rigueur au service de la transparence

 

Le moindre mouvement d’argent au sein d’une entreprise doit apparaître dans sa comptabilité et se relier à une pièce administrative claire et aisément distinguable. C’est un exercice périlleux qui nécessite contrôle, rigueur et un classement efficace. La corrélation de chaque acte comptable doit se retrouver chez le client, dans l’entreprise, mais aussi sur les écrits bancaires. En cas de contrôles, cette gestion rigoureuse peut être un atout non négligeable et donner une image saine de l’entreprise. Il convient donc de laisser le soin de cette gestion comptable à un Comptable expérimenté et rigoureux, comme l’exige la tâche.

De la production de la pièce comptable, à son enregistrement, jusqu’à l’édition de documents comptables et leur présentation aux instances nécessaires, tout doit être parfaitement contrôlé. Cela peut se faire dans l’entreprise par des biais divers, ou en dehors avec l’aide d’un Cabinet d’Expertise Comptable qu'il faudra choisir aprés avoir réalisé un appel d'offre: Réalisez un appel d'offre en 2 minutes

Associer les besoins à des moyens, bien choisir ses moyens de gestion comptable

 Il est nécessaire de poser 3 questions, qui, où et comment ? Entre traitement de la comptabilité en interne ou en externe, avoir un salarié dédié à ce travail ou engager un expert comptable, utiliser un logiciel ou pas, les questions sont aussi nombreuses que les moyens d’y répondre.

Pour répondre de la façon la plus simple, traiter sa comptabilité en interne revient à tout gérer dans l’entreprise. Choisir de faire traiter sa comptabilité en externe revient à la mettre entre les mains d’un cabinet d’Expertise Comptable. Faire traiter sa comptabilité en interne nécessite l’emploi, souvent à plein temps, d’un salarié formé et compétent. Il est toutefois conseillé de faire superviser la comptabilité par un expert-comptable agréé, qui vérifiera les productions comptables. La profession d’expert comptable est régie par un code précis et associée à une éthique qui l’oblige à se conformer strictement à des lois et décrets en changement constant, et donc à être professionnel en toute circonstance.

Faire traiter sa comptabilité, tout ou partie, en externe revient à laisser faire le travail par un expert-comptable. Celui-ci ne risque pas d’oublier un quelconque élément. Toutefois, l’expert-comptable peut traiter tout ou partie de la comptabilité selon le choix de l’entreprise. En effet, si l’entreprise souhaite conserver les documents sur place, elle se charge alors de la saisie et de l’édition des documents courants, sur logiciel, puis laisse l’expert-comptable superviser et éditer les documents les plus importants. Dans le cas d’une saisie totale, l’expert-comptable se charge de tout, les documents sortent de l’entreprise et mis à la disposition de l’expert qui gère tout, de la saisie des écritures jusqu’à l’édition des documents. La comptabilité est alors validée par une comptable extérieur agréé à la compétence reconnue et l’entreprise se voit déchargée d’une lourde tâche.

Dans le choix d’une comptabilité en interne ou en partie externe, se pose la question du logiciel de comptabilité. Mode classique ou en ASP, les logiciels facilitent rassemble les données de façon compacte et permet la production rapide de pièces en cas de besoin. En mode classique, l’entreprise achète la licence d’un logiciel mais devra toutefois faire attention à sa remise à jour régulière. Il faut aussi être très vigilant sur la mode de sauvegarde des données, en cas de panne d’ordinateur ou autre avarie. Pour cela le mode ASP permet de se prémunir des risques puisque la comptabilité est sauvegardée en ligne. Moyennant un abonnement, l’entreprise accède à un logiciel et à des services en ligne, remis à jour régulièrement. Les données sont stockées sur le serveur du prestataire du logiciel, consultables à tout moment.

Dans tous les cas la validation de la comptabilité par un expert-comptable reste utile pour avoir la certitude que la comptabilité de l’entreprise est claire et sans erreur, du début jusqu’à la fin.

 

La paie, cas particulier de la comptabilité qui nécessite la même rigueur de traitement

 

De la même façon que pour la comptabilité générale, le traitement de la paie nécessite une rigueur et des connaissances juridiques assez pointues. Au-delà de l’édition des bulletins de salaires, la paie englobe aussi une bonne préparation des contrats de travail, les démarches d’embauche, une bonne connaissance des droits des salariés et de la réglementation sociale, et bien sûr l’édition comptable de la paie, des charges sociales et autres taxes. Là encore, seul un employé très qualifié ou un Cabinet d’Expert Comptable peut traiter cette question avec le bon savoir-faire.

Les questions à se poser sont les mêmes que pour une comptabilité générale. Traitement en interne ou en externe, partiellement ou totalement, utiliser un logiciel de paie, mode classique ou ASP, ou pas. Les lois sociales changent aussi souvent que pour la comptabilité, donc les connaissances d'un expert comptable seront nécessaires au minimum pour vérifier la gestion de la paie de l’entreprise.