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le recouvrement de créances pourquoi et comment
Le recouvrement de créances pourquoi et comment ? La bonne gestion du poste client est un des enjeux les plus importants pour la pérénnité d’une entreprise,elle passe par une bonne organisation de son processus du recouvrement de ses créances.
Le recouvrement de créances pourquoi et comment ?
La bonne gestion du poste client est un des enjeux les plus importants pour la pérénnité d’une entreprise et passe par une bonne organisation de son processus du recouvrement de ses créances . Le responsable de la gestion du poste client devra avoir une maitrise approfondie de certains aspects de la comptabilité mais aussi du droit commercial des sociétés. En cas de contentieux il lui sera même nécessaire de savoir appréhender quelques techniques de marketing.
Le recouvrement de créances pourquoi ?
Il est facile de comprendre le besoin d’une bonne gestion du poste client lorsque l’on calcule l’incidence financière que peuvent avoir sur la rentabilité d’une entreprise, entre autres, le cout du montant des créances irrécouvrables et celui des intérêts financiers dus au retard de paiement.
Incidence sur la rentabilité des créances irrécouvrables :
On voit que le résultat est fortement impacté par les créances irrécouvrables, 4% d’impayés est équivalent à 5 % de perte de rentabilité .Il sera donc nécessaire pour la Ste A de générer le double de chiffre d’affaires pour compenser cette perte et arriver au même résultat que la Ste B.
Le recouvrement de créances Comment ?
Il est possible pour une entreprise de gérer complètement ou en partie son poste client. Elle pourra plus ou moins externaliser certaines phases de la gestion de son poste client en fonction de son organisation et de sa stratégie commerciale .Elle pourra aller jusqu’a céder et faire gérer la totalité de sa facturation par un Factor appelé aussi société d’affacturage. Dans tous les cas, il sera impératif que chacune de ses phases soient respectées qu’elles soient effectuées en interne ou externalisées. Grâce à cette bonne organisation il vous sera aisé d’obtenir facilement de vos clients débiteurs un paiement à l’échéance prévue.
La Gestion des documents :
Il est impératif que vos documents commerciaux (devis, bons de commandes, bons de livraison, factures) reprennent toutes les informations légales obligatoires et nécessaires. Pour plus de sécurité, vous pourrez demander à un avocat ou à votre expert comptable de vous assister pour vérifier la bonne tenue de ces documents. Comme Il est très fréquent d’oublier de faire signer ses conditions générales de vente à ses clients, une édition au dos de chaque document commercial sera donc préférable. D’autres documents comme les bordereaux de livraison de marchandises ne seront pas toujours produits par vous mais par exemple par votre transporteur. Vous devrez exiger que vous soit systématiquement renvoyés le bon de transport signé par le client pour preuve de sa bonne réception. L’ensemble de vos documents commerciaux devront pouvoir être facilement rapprochés grâce à une numérotation appropriée.
Mise en place d’un système de suivi des créances :
Chaque facture devant mentionner la date à laquelle elle à été émise ainsi que le type et le délai de paiement concédé au client, il sera aisé de calculer pour chacune d’elles la date d’échéance .On pourra par date suivre les encaissements et donc gérer les relances. Pour chaque étape du suivi des créances il sera possible ou nécessaire de s’appuyer sur des sociétés spécialisées comme les sociétés de recouvrement ou les avocats ou les huissiers de justice.
Suivi des encaissements :
En fonction des volumes à traiter on pourra vérifier à l’aide d’une balance âgée éditée informatiquement ou d’un système manuel de classement et suivre chaque créance par date d’ancienneté. Différents outils comme la création d’un tableau de bord des encaissements pourront être mis en place pour un suivi optimum des’ habitudes ‘de chaque client.
Le recouvrement de créances (phase amiable) :
On pourra comme nous l’avons dit précédemment faire gérer en interne par un service contentieux ou externaliser le recouvrement des créances par une société de recouvrement. Voici dans tous les cas les différentes techniques de recouvrement en fonction de l’importance du retard de paiement :
Le premier Rappel :
Celui-ci aura comme but d’avertir le client du dépassement de la date de délai de paiement qui lui avait été accordé .On pourra aussi avertir le client à l’approche de la fin du délai de paiement ce qui pourra permettre de détecter avant l’échéance d’éventuels litiges. On effectuera cette première relance par courrier .La lettre devra être courtoise et reprendre l’ensemble des factures dues échues ou non pour vérification. En fonction du nombre de relances à effectuer on s’aidera d’une société d’édition et de routage qui recevra par internet les fichiers des relances à envoyer.
La lettre de recouvrement :
Si la première lettre employait un ton commercial, celle-ci devra être ferme mais courtoise et informer le débiteur de la non réception du paiement attendu. Un règlement sous huit jours devra être exigé.
La dernière relance :
D’un ton encore plus ferme on exige du débiteur un paiement immédiat sous la menace d’une action qui va être lancée.
L’ensemble de ses relances pourra être effectué ou complété par un appel téléphonique. Ceci dépendra principalement de la valeur de la facture à recouvrer et des capacités de traitement du service de contentieux.il sera important de faire un comparatif de coût avec un prestataire extérieur comme un call center spécialisé dans les appels en masse.
La Procédure juridique :
Quand tous les moyens de recouvrement amiables ont été tentés, il ne reste plus comme possibilité pour obtenir le recouvrement de sa créance que d’utiliser les moyens judiciaires. A ce moment, on pourra là aussi opter pour une externalisation du traitement de chaque dossier par un cabinet de recouvrement dont l’action sera souvent plus efficace et d’un cout moins onéreux que s’il était traité en interne. Le cabinet de recouvrement dont l’activité est réglementée recevra mandat ou procuration par vous pour utiliser tous les moyens judiciaires possibles pour recouvrir votre créance. Son habitude du traitement judiciaire du recouvrement de créance vous permettra de bénéficier d’une structure rompue à initier rapidement et à moindre coût une action en justice qui aurait été plus difficile à mettre en œuvre par vous même. De plus, en cas d’irrecouvrabilité de la créance, ayant vérifié que votre créance est assurément certaine, liquide et exigible, il pourra vous fournir un certificat d’irrecouvrabilité qui vous permettra de récupérer la TVA auprès des services fiscaux. Voici un résumé ces différentes procédures.
<<DECRET 96-1112 du 18 décembre 1996 portant réglementation de l’activité des personnes procédant au recouvrement amiable des créances pour le compte d’autrui régit ce métier. Le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, le Ministre de l’Economie et des Finances et le Ministre des petites et moyennes Entreprises, du Commerce et de l’Artisanat, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret, qui sera publié au Journal Officiel de la République Française >>.
Le recouvrement judiciaire amiable :
Par Téléphone.
La relance téléphonique pourra permettre à la société de recouvrement de tenter de négocier avec le débiteur.
Par courrier :
Le cabinet de recouvrement pourra en l’absence de décision de justice et donc de titre exécutoire soit relancer lui-même le débiteur ou demander à un huissier de justice de procéder au recouvrement amiable d’une facture impayée. Celui-ci devra adresser au débiteur une lettre comportant l'ensemble des éléments stipulés à l'article 4 du décret no 96-1112 du 18 décembre 1996[] réglementant l'activité de recouvrement de créances, c'est-à-dire (extrait du décret) :Les noms ou dénomination sociale[ ]de la personne chargée du recouvrement amiable, son adresse ou son siège social, l'indication qu'elle exerce une activité de recouvrement amiable ,le fondement et le montant de la somme due en principal, intérêts et autres accessoires, en distinguant les différents éléments de la dette, et à l'exclusion des frais qui restent à la charge du créancier en application du troisième alinéa de l'article 32 de la loi du 9 juillet 1991 susvisée ; L'indication d'avoir à payer la somme due et les modalités de paiement de la dette ; La reproduction des troisième et quatrième alinéas de l'article 32 de la loi du 9 juillet 1991 précitée.
La lettre pourra être déposée par l’huissier de justice chez le débiteur ou envoyée en courrier simple ou par recommandée.
Le recouvrement judiciaire :
Apres une procédure amiable infructueuse, la société de recouvrement d’impayés entamera une procédure judiciaire.Les deux phases de cette procédure sont l’injonction de payer et le recouvrement de créances exécutoires. Après avoir envoyé une mise en demeure au débiteur, on lancera auprès du juge une demande de lancement de procédure d’injonction de payer. Ce dernier après analyse du dossier pourra prononcer :
- une ordonnance de rejet s’il trouve le dossier insuffisamment documenté.
-Une injonction de payer partiellement la dette
-Une injonction de payer la totalité des sommes réclamées majorées éventuellement de différents frais.
Conclusion :
Il est notable que l’utilisation d’une entreprise spécialisée dans le recouvrement des créances aura un impact très positif sur le délai de règlement moyen de vos clients. Avant de décider d’externaliser cette partie de votre organisation commerciale chez un prestataire vous devrez verifier sa notoriété.